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淺談如何做好博物館檔案管理工作

檔案管理工作，作為博物館管理工作的重要組成部分，面對社會的發(fā)展， 出現(xiàn)了許多亟待研究和解決的新情況、新問題。博物館的檔案管理工作者，只有堅持科學(xué)規(guī)范的管理制度、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、與時俱進(jìn)的創(chuàng)新精神，才能適應(yīng)形勢的需要，才能走上檔案管理法制化的道路，才能充分發(fā)揮檔案特有的價值。

一、博物館檔案管理工作的作用

博物館的檔案記錄了博物館的誕生和成長，記錄了一代又一代博物館工作者奮斗、拼搏、創(chuàng)新的光輝形象?？梢哉f，從設(shè)立博物館開始，檔案管理工作就始終圍繞著博物館的中心工作，并為其和其他的各項工作提供服務(wù)，發(fā)揮了非常重要的作用。

1．收集整理工作

目前，博物館檔案管理可分為普通檔案管理和機(jī)要檔案管理，各博物館都擁有豐富的館藏檔案。以中國革命博物館為例，原存檔檔案共計93箱，約2300余盒，包括工作檔案、臨展檔案、國務(wù)院文件等。而像山東省棲霞市牟氏莊園管理處只是一個縣級博物館，存檔檔案也達(dá)到 12箱，約118盒。這些檔案全面準(zhǔn)確地記錄了各博物館在不同的歷史時期所發(fā)生的各類重大事件以及博物館組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整變化等等，生動地反映了博物館的成長歷程。

2．檔案利用工作

用檔案提供服務(wù)是檔案管理的根本所在，也是檔案工作的立身之本，只有把服務(wù)工作搞好了才能使檔案事業(yè)發(fā)展的路子越走越寬。博物館檔案室經(jīng)常協(xié)助其他部門查閱檔案資料，例如博物館的精品展覽申報、館藏資產(chǎn)評估以及與其他單位發(fā)生訴訟糾紛等各項工作提供了確鑿有力的憑證。

二、博物館檔案管理中存在的問題

1．  博物館檔案管理工作意識淡化

博物館陳列展覽、藏品保管和社會教育等主要業(yè)務(wù)工作的快速發(fā)展，獲得了博物館管理者更多的關(guān)注，而對博物館檔案管理工作的重要性則被淡化了，而一些博物館檔案管理工作者自身對檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為這項工作可有可無，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感和良好的職業(yè)道德，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而工作存在缺位現(xiàn)象，導(dǎo)致博物館檔案管理工作在管理方式新舊交替的進(jìn)程中遇到障礙。

2．博物館檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃

近幾年，博物館檔案管理工作雖然進(jìn)行了一系列諸如達(dá)標(biāo)升級之類的實質(zhì)性考核，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后勁不足，缺少長期性和連續(xù)性的管理，再加上部分領(lǐng)導(dǎo)干部對博物館檔案的重要作用的認(rèn)識不足，對檔案綜合管理的參與程度不夠，造成了博物館檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)，無計劃；有任務(wù)，無落實；有形式，無效果。博物館檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃。

3．博物館檔案管理工作缺乏規(guī)范性管理手段

當(dāng)前博物館檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是博物館檔案收集不規(guī)范。以棲霞市博物館文物檔案為例，有關(guān)文物的檔案包括文物收藏檔案、文物保管檔案、文物展陳檔案、文物修復(fù)檔案、文物借展檔案等，這些檔案分屬文物科、陳列科、辦公室等不同的部門進(jìn)行收集管理，各部門之間各司其職，按照不同的工作方式進(jìn)行記錄、收集、整理的相關(guān)檔案之間無法進(jìn)行綜合利用。二是博物館檔案整理不規(guī)范。由于博物館中檔案業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中不按照檔案規(guī)范立卷；三是檔案綜合管理力度不夠。基層博物館大多受藏品、人才、資金及領(lǐng)導(dǎo)等條件的制約，各項軟性的管理工作開展起來就會比較困難；四是檔案利用不規(guī)范。博物館檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，手續(xù)不完備，造成了借出的檔案經(jīng)常沒有按期歸還或長時間不歸還，甚至遺失。

三、 解決博物館檔案工作存在問題的對策

1．增強檔案意識，堅持規(guī)范建檔

我們基層博物館一定要增強檔案意識，只有這樣博物館檔案工作才能做到因地制宜靈活有效。博物館檔案要全面反映博物館的各類信息，應(yīng)包括博物館藏品檔案、陳列展覽檔案、資料檔案等，以每一件器物或每一個展覽為基本建檔單元，包括每一件文物的狀態(tài)及變化特征，及每個展覽與外部環(huán)境之間的聯(lián)系。通過收集、整理各項資料，詳細(xì)甄別分類，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。博物館檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強檔案工作與博物館發(fā)展的貼近度，根據(jù)發(fā)展需要，可編寫《組織機(jī)構(gòu)沿革》《陳列展覽精品展》《文物藏品精品匯編》等資料，更好地發(fā)揮博物館檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能。

2.加強培訓(xùn)力度，努力提高博物館檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度

一是要明確博物館檔案管理負(fù)責(zé)人、檔案員的崗位職責(zé)，形成覆蓋全館的檔案管理機(jī)制。二是要堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分散建檔、集中備案的原則，按照完整、準(zhǔn)確、翔實的要求，按照規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原則整理歸卷、立卷，把博物館檔案整合為相互獨立，又不可分割的整體，最大限度地提高博物館檔案工作的檔次。三是要加大檔案工作規(guī)范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行考核，使立卷的檔案內(nèi)容能夠科學(xué)分類、流程清晰、檢索方便，實現(xiàn)最大程度保存文物歷史信息的目的。

3.搞好博物館檔案的信息化建設(shè)，做好博物館檔案的研究和利用

電子信息時代的到來給檔案管理帶來新的革命，我們檔案工作者很大一部分時間是直接通過電腦網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理和傳輸。我們要借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。博物館人和檔案工作者不應(yīng)只停留在保管檔案上，還要進(jìn)一步研究利用。我們必須有計劃、按標(biāo)準(zhǔn)，在加強檔案研究工作的同時，不斷地摸索，善于總結(jié)經(jīng)驗，使檔案的潛在價值發(fā)揮到最大。